كيف ستضمن النجاح في العمل في نظام العمل الهجين؟

اعتمدت القوى العاملة الأمريكية اعتماداً متزايداً، حتى قبل الجائحة، على تقنيات التعاون عن بُعد مثل عقد المؤتمرات عبر منصات الفيديو ومنصة “سلاك” (Slack)، وقد عجَّلت هذه الأزمة العالمية من تبنِّي أدوات وممارسات العمل هذه بطريقة غير مسبوقة، وأفادت حوالي نصف الشركات، بحلول شهر نيسان (أبريل) 2020 أنَّ أكثر من 80% من موظفيها يعملون من المنزل بسبب جائحة “كوفد-19” (COVID-19).

أصبح هذا التحول ممكناً بفضل عقود من البحث في التقنيات التي تدعم العمل عن بُعد، ثم تطويرها، ولكن لا يستخدم الجميع هذه التقنيات بالسهولة نفسها؛ ففي وقتٍ سابق من عام 1987، حددت الأبحاث الرائدة بعض التحديات التي تواجه النساء العاملات من المنزل باستخدام التكنولوجيا، وشمل ذلك صعوبات رعاية الأطفال والفصل بين واجبات العمل والمنزل وفرص تطوُّر الموظفين.

وتعلَّمنا منذ ذلك الوقت المزيد عن التعاون الافتراضي، وأنا بصفتي أستاذة مشارِكة في نظم المعلومات، مهتمة بما يمكن حدوثه، ونحن ننتظر بشغف مستقبل ما بعد الجائحة. من النتائج التي ظهرت أنَّ ترتيبات العمل الهجين – وهو أن ينجز الموظفون بعض مهامهم في المكتب وبعضها الآخر افتراضيَّاً – ستحتل جزءاً كبيراً من المشهد في عالم العمل.

أظهر استطلاع أُجرِي في نيسان/ أبريل من عام 2021 أنَّ 99% من قادة الموارد البشرية يتوقعون أن يعمل الموظفون وفق نموذج العمل الهجين للتقدُّم، وقد بدأ الكثير بالفعل بتنفيذ ذلك، ومن الأمثلة على ذلك خدمة استضافة الملفات “دروبوكس” (Dropbox)، التي أحدثَت تغييراً دائماً في أثناء الجائحة؛ مما سمح للموظفين بالعمل من المنزل وعقد اجتماعات الفريق في المكتب.

يختلف تعريف “هجين” في المؤسسات، فقد يعمل بعض العمال في المكتب يومين في الأسبوع أو كل يومين، بينما قد لا تتطلب أعمال أخرى الحضور في مكان العمل إلا في حالات نادرة، وربما تُعقَد اجتماعات العمل في مكان محدد مرة واحدة كل ثلاثة أشهر، وفي الحالتين كلتيهما، تُظهِر الأبحاث أنَّ العديد من الشركات تفشل في تنفيذها للقوى العاملة الافتراضية.

شاهد بالفديو: أفضل النصائح للعمل من المنزل في ظل انتشار فيروس كورونا

الفارق بين العمل عن بُعد والعمل في المكتب:

يُعزِّز العمل داخل المكتب الهيكلية والشفافية؛ مما قد يزيد الثقة بين الإدارة والعاملين؛ الأمر الذي يؤدي إلى تطوير الثقافة التنظيمية بشكل طبيعي، ويمكن أن تؤدي بعض المحادثات العشوائية بين الموظفين في مكان العمل – على سبيل المثال: عامل يسير في القاعة لإجراء دردشة بسيطة وعشوائية مع زميل – إلى مشاركة النشاطات والمعلومات وحل المشكلات بشكل تعاوني.

يصعب حدوث ذلك في بيئة افتراضية، والتي غالباً ما تعتمد على التنظيم المسبق للاجتماعات عبر الإنترنت، على الرغم من أنَّ ذلك لا يزال ممكناً مع التخطيط والتواصل الكافيين.

لكن بالنظر إلى مقاييس مختلفة، يخسر العمل داخل المكتب أمام العمل عن بُعد، فقد اكتشف بحثي الأخير أنَّ العمال عن بُعد يحققون المزيد من الإنتاجية، ويستمتعون بالعمل من المنزل؛ وذلك بسبب المرونة والقدرة على ارتداء الملابس غير الرسمية وقصر وقت التنقل إلى العمل أو عدم وجوده، ويوفِّر العمل عن بُعد المال أيضاً؛ حيث يُوفَّر الكثير من المال من تكلفة العمل في المكتب، وهي واحدة من أكبر بنود الميزانية للمؤسسات؛ لذا تحاول ترتيبات العمل الهجين الجمع بين أفضل ما في نوعي العمل.

العمل الهجين ليس عملاً مثالياً:

يواجه العمل الهجين العديد من العقبات التي تحدث في أثناء العمل بشكل شخصي، مثل سوء التخطيط والتواصل، والاجتماعات غير الضرورية وغير المثمرة، والارتباك بشأن مسؤوليات المهام، جميعها تَحدُث في العمل عن بُعد كما تَحدُث في العمل بشكل شخصي.

ولعل أكبر مشكلة ممكن أن تظهر في أثناء العمل عن بُعد هي: التكنولوجيا والخصوصية؛ حيث عادةً ما تكون الشبكات المنزلية – وهي أسهل هدف للتهديدات الإلكترونية – أكثر عرضة للخطر من شبكات المكاتب، كما أنَّ العاملين عن بُعد هم أكثر احتمالية لمشاركة أجهزة الحاسوب مع شخص آخر خارج منظمتهم؛ لذا يجب على المؤسسات التي تعمل بنظام العمل الهجين أن تُجهَّز مسبقاً للتعامل مع هذه القضايا المعقدة والمكلِفة في الكثير من الأحيان.

لا يستطيع المديرون، مع نظام العمل الهجين، متابعة سير العمل؛ وهذا يعني أنَّ عليهم قياس أداء الموظفين استناداً إلى النتائج من خلال مقاييس أداء واضحة، بدلاً من التركيز التقليدي على سلوك الموظفين.

يمكن أن تواجه هذا النوع من العمل عثرة أخرى؛ كأن تتطور الخلافات بين أعضاء فريق العمل الهجين؛ أي سوء الفهم أو سوء التواصل بين العاملين في المكتب وأولئك العاملين عن بُعد، وقد تبدأ هاتان المجموعتان بالانقسام؛ الأمر الذي قد يؤدي إلى توتر وصراعات بينهما، وهو سيناريو الصراع “إما نحن أو هم”.

إنشاء بيئة عمل هجينة:

توجد العديد من التوصيات حول أفضل طريقة لتطوير نموذج عمل هجين، وفيما يأتي بعض من أفضل الأفكار عنها:

• يؤدي عقد الاجتماعات المتكررة في الكثير من الأحيان ودون هدف أو نتيجة – أي الاجتماع من أجل الاجتماع فقط – إلى الإرهاق والاحتراق الوظيفي؛ لذا لا يجب أن يحضر الجميع كل اجتماع، ومع ذلك، فإنَّ البراعة من الإدارة مطلوبة للتأكد من عدم شعور أي شخص بالإهمال، ويمكن أن تساعد الأيام الخالية من الاجتماعات على زيادة الإنتاجية، وتتيح للموظفين فترة زمنية متواصلة للتركيز على المشاريع المعقدة.
• يُعَدُّ الإنصات للموظفين أمراً بالغ الأهمية للتأكد من أنَّ البيئة الهجينة للعمل جيدة، ومن الهام أيضاً السعي المستمر إلى رصد ردود الفعل، من خلال المحادثات الخاصة أو مجموعات التركيز أو الاستطلاعات التي تقوم بها الموارد البشرية. وكذلك تمييز الموظفين الذين يعملون شخصياً أو افتراضياً وتقديم الثناء لهم لقاء إنجازاتهم في العمل؛ حيث تساعد حوافز الأداء، مثل المكافآت المالية أو هدايا التقدير الرمزية بما في ذلك تقديم الطعام، على تطوير ثقافة داعمة تزيد من التزام الموظفين.
• يجب على كلٍّ من المديرين والموظفين أن يكونوا شفافين في تواصلهم وفهمهم لخطط العمل الهجينة؛ لذا يجب أن تكون هناك سياسات لتحديد المهام التي تحدث في المكتب وعن بُعد.

يُعَدُّ إجراء تواصل موثوق بين الموظفين، لا سيما في أثناء العمل عن بُعد، أمراً ضرورياً، ويجب أن يتلقى الموظفون جميعهم المعلومات نفسها في الوقت نفسه، وفي الوقت المناسب؛ ففي النهاية، سواء كان العمل في المكتب أم عبر الإنترنت، لا يريد العمال الشعور بأنَّهم آخر مَن يعلم بما يحدث.

المصدر