6 نصائح تقنية تساعدك على زيادة إنتاجيتك في أثناء العمل عن بُعد
قلَّل معظمنا الوقت الذي يقضونه في الخارج؛ إذ شهدت المملكة المتحدة حالة إغلاق شملت البلاد كلها بدءاً من شهر يناير من عام 2021، وبدأت القيود تتزايد تدريجياً في مناطق مختلفة من الولايات المتحدة.
حُرِم معظمنا من خيار الذهاب إلى المقهى مع الأصدقاء أو حتى إلى العمل، لكن هذا لا يعني وقوفنا مكتوفي الأيدي، سواء كان لدينا عملنا الخاص أم كنا نعمل لدى شركة ما، علينا متابعة العمل بكامل طاقتنا لنتمكن من كسب لقمة عيشنا.
قد يكون من الصعب أن نحافظ على تركيزنا في خضم وجود كثيرٍ من المشتتات في المنزل.
إليك بعض النصائح التي من شأنها أن تساعدك على الحفاظ على إنتاجيتك في أثناء العمل عن بُعد:
1. استخدم التكنولوجيا استراتيجياً:
لم تكن معظم الشركات مستعدة لدعم فريق من الموظفين الذين عملوا عن بُعد عندما انتشرت الجائحة؛ إذ إنَّ أكثر من 55% من العاملين لم يسبق لهم العمل من المنزل من قبل.
اعتمد بعض أرباب العمل على موظفيهم كي يؤمِّنوا معداتهم الخاصة، على سبيل المثال معظم الشركات الناشئة يتوقعون من موظفيهم أن يستخدموا حواسيبهم وهواتفهم المحمولة الخاصة، ووفقاً لرائدة الأعمال إيلسيت كارسون (Eilesette Carson)، هذا يدفعنا إلى استخدام الأجهزة ذاتها التي نستخدمها للترفيه، ممَّا يؤدي إلى التشتت، وهذا قد يؤثِّر سلباً في إنتاجيتنا؛ لأنَّك إذا كنت تستخدم ذات الجهاز الذي تتصفح من خلاله تطبيقات وسائل التواصل الاجتماعي، فمن المؤكد أنَّك ستميل إلى أن تتنقل بين هذه التطبيقات في الوقت الذي يجدر بك العمل بتركيز.
شاهد بالفيديو: كيف تعمل عن بعد في منزلك؟
2. استخدم أجهزة إلكترونية مختلفة لزيادة إنتاجيتك:
بسبب ما ذكرناه سابقاً، يرى رائد الأعمال أندريه خوسيد أنَّه يجب علينا استخدام أجهزة مختلفة تناسب كلَّ نشاط، وينصح بأن نبقي على مجموعة تقنية افتراضية من التطبيقات التي يُسمح لنا باستخدامها في أثناء ساعات العمل لمساعدتنا على الحفاظ على تركيزنا.
حين يقوم بذلك، يوزع تلك التطبيقات على أجهزة عديدة، وهذا يجعله أكثر مرونة، على سبيل المثال يستخدم للعمل الجماعي جهازاً ذا شاشة كبيرة كي يتمكن من التنقل بين التطبيقات بسرعة وسلاسة، وعلى العكس، يستخدم هاتف العمل في أثناء استخدام تطبيقات مثل “سلاك” (Slack) و”زووم” (Zoom) كي يتواصل مع الآخرين.
يؤدي القيام بذلك إلى وضع حدود صارمة لتحديد ما هي التطبيقات المسموحة والمحظورة خلال ساعات العمل من التاسعة صباحاً حتى الخامسة عصراً، كما أنَّه يساعده على الحفاظ على التركيز بما يتناسب مع معايير العمل.
3. ضع حدوداً للعمل وخصص وقتاً للراحة:
يمكن أن تواجه صعوبة في الانتقال من حالة العمل إلى حالة الراحة في نهاية اليوم إن كنت تعمل وترتاح في البيئة نفسها، وبالطبع فإنَّ استنزافك لطاقتك في العمل سيؤثِّر سلباً في عملك المستقبلي.
لذا عليك أن تمنح نفسك فترة استراحة كافية في نهاية اليوم لكي تحافظ على إنتاجيتك على الأمد الطويل، وعليك أن تضع حدوداً صارمة لعملك لكي تتجنب تضارب عملك وحياتك الشخصية، وأن تعطي نفسك وقتاً بعيداً عن ضغط العمل.
يمكنك أن تحقق ذلك بأن تخصص مكاناً للعمل في منزلك كغرفة أو مكتب، وسيكون هذا مكاناً يمكنك العمل فيه بهدوء بعيداً عن المشتتات، وفور خروجك من تلك الغرفة سيتسنى لك نسيان هذه المسؤوليات كي تستمتع بوقت الراحة.
يُعدُّ القيام بذلك طريقة جيدة لتقسيم مهامك، عندما تكون في مساحة عملك، عليك ألا تفكر بشيء سوى العمل، لكن عندما تغادر تلك الغرفة يمكنك ترك مهام عملك خلفك ونسيانها.
4. استعن بوسائل التكنولوجيا للحد من المشتتات:
كما يتشتت انتباهنا في أثناء العمل عندما نكون مرهقين، يمكن في كثير من الأحيان أن يتشتت انتباهنا في العمل في الوقت الذي يجب أن نرتاح فيه، إن كنت تكافح من أجل الحفاظ على التوازن بين العمل وحياتك الشخصية، فعليك استخدام برامج حظر التطبيقات التي يمكن أن تساعدك على القيام بهذا.
على سبيل المثال يقدم تطبيق فوكس مي (FocusMe) جهازاً مؤقَّتاً يتَّبع تقنية بومودورو (Pomodoro)، ويفرض فواصل زمنية تساعدك على منع الوصول إلى تطبيقات وبرامج معينة خلال فترات زمنية محددة.
تكون قادراً من خلال القيام بذلك على الحد من المشتتات الاجتماعية الخاصة بك عندما يجب أن تعمل، وإشعارات عملك عندما يجب أن تكون مسترخياً.
5. اعقد اجتماعاتك في أثناء المشي:
الوجود في المكتب في الظروف العادية لا يعني الجلوس خلف مكتبك لمدة ثماني ساعات طوال الوقت، وسيكون لديك تنقلات الصباح، والدردشة غير المخطط لها مع الزملاء، والتفاعل الاجتماعي على الغداء.
تشير الأبحاث إلى أنَّ فترات الراحة والتفاعلات الاجتماعية المنتظمة والقصيرة تعزز الإنتاجية على الرَّغم من الظروف، ويمكنك محاكاة هذه التفاعلات الاجتماعية في المنزل عندما يكون لديك مكالمات أقل جدية مع زملاء العمل والأصدقاء، توصي كارسون (Carson) بالتنزه خارجاً في أثناء عقد اجتماعاتك، إضافة إلى زيادة إنتاجيتنا، يمكن لهذه التفاعلات الاجتماعية في بيئة غير العمل أن تعزز سعادتك ورفاهيتك عامة.
6. اعتمد على الملاحظات الصوتية:
إذا كنت تعمل عن بُعد وواجهت مشكلة، فلا يمكنك التجول عبر المكتب وطلب المساعدة من زميلك، بدلاً من ذلك، سيكون عليك أن تكتب بريداً إلكترونياً مفصَّلاً أو رسالة، وقد يستغرق هذا خمساً إلى عشر دقائق؛ لذا لتوصيل المعلومات نفسها بطريقة أسرع وأكثر فاعلية، يمكنك إرسال ملاحظات صوتية إلى زملائك بدلاً من إضاعة الوقت في كتابة رسالة بريد إلكتروني طويلة، يمكنك التحدث لمدة دقيقة ثم العودة إلى العمل.
يمكن أن يساعدك هذا أيضاً على الرد بسرعة عندما تكون الرسالة عاجلة، والأفضل من ذلك أنَّ الملاحظات الصوتية تعوِّض عن التواصل الذي لا نجده في النصوص ورسائل البريد الإلكتروني؛ إذ يمكن نقل نبرة الصوت والحزم والعاطفة نقلاً أفضل، وهذا ما يضمن أن تصل رسالتك بالطريقة التي تريدها وتقليل احتمالات سوء الفهم.
في الختام:
قد يضطر معظمنا إلى العمل من المنزل خلال الجائحة سواء كنا مستعدين لذلك أم لا، ومن أجل الاستمرار في كسب لقمة العيش، نحتاج إلى أن نكون منتجين قدر الإمكان، ولتعزيز إنتاجيتك يجب عليك:
- تنظيم استخدامك للأجهزة الإلكترونية الخاصة بك واستخدام أجهزة مختلفة وفقاً لكل مهمة.
- تحديد أوقات للراحة والالتزام بأوقات العمل لتجنب الاحتراق الوظيفي.
- محاكاة فترات الراحة نفسها في المكتب عن طريق عقد اجتماعات في أثناء المشي وإرسال ملاحظات صوتية.
