9 أدوات تجعل الفرق العاملة عن بعد سعداء

في هذا المقال سنستعرض أبرز الأدوات والتقنيات التي تُسهم في تعزيز إنتاجية الفرق عن بُعد، وتسهيل إدارة المشاريع، وتحسين التواصل بين الأعضاء، وسنناقش أيضاً كيف يمكن لهذه الأدوات أن تساعد على بناء ثقافة عمل إيجابية، فهذا بدوره يجعل العمل عن بُعد تجربة مثمرة وناجحة للجميع، وسواء كنت مديراً لفريق أم عضواً تبحث عن تحسين أدائك، ستجد هنا ما تحتاجه لتحقيق أهدافك.

أدوات وتقنيات مفيدة للفرَق العاملة عن بُعد

وفقاً لجامعة أكسفورد، يُظهر البحث أنَّ الموظفين السعداء يمكن أن يكونوا أكثر إنتاجية بنسبة تصل إلى 13%، هذا الأمر ليس مفاجئاً، إذ إنَّ العمل في بيئة ودية يُعدُّ دافعاً قوياً للموظفين، فعلى النقيض من هذا إنَّ العمل في بيئة سامة قد يعوق الحافز ويقلِّل من الإنتاجية.

لكنَّ السعادة في العمل لا تعتمد فقط على بيئة العمل، فالعوامل الأخرى مثل الحياة الشخصية، والمجتمع، والثقافة، والصحة العقلية تؤدي دوراً كبيراً في تحديد مستوى سعادة الفرد، وبالنسبة إلى من يدير فريقاً عن بُعد، قد يبدو التأثير في هذه الجوانب خارج نطاق السيطرة.

مع ذلك يمكن تعزيز سعادة الموظفين من خلال عدة طرائق ملموسة، فمن بين هذه الطرائق توفير أدوات العمل الفعَّالة التي تسهِّل أداء المهام، إضافة إلى ذلك من الهام إظهار التقدير للجهود المبذولة، مثل تقديم هدايا الشركات بوصفها علامة شكر، فبهذه الاستراتيجيات، يمكن للمديرين إنشاء بيئة عمل أكثر إيجابية، وهذا ينعكس انعكاساً مباشراً على إنتاجية الفريق، ومن ذلك:

1. سلاك

يعدُّ Slack حلاً مثالياً للتخلص من اتصالات البريد الإلكتروني المملَّة، ويتيح التواصل بشكل أكثر إيجازاً وفاعلية مع زملاء العمل، وتتميَّز المنصة بإمكانية إرسال الرسائل فوراً أو جدولتها لاحقاً، وهذا يجعلها مثالية للفرَق التي تضمُّ أعضاء من مختلف أنحاء العالم ويعملون في مناطق زمنية متنوِّعة، وتوفِّر ميزة المراسلة غير المتزامنة تجربة مريحة تقلِّل من شعور القلق في تبادل المعلومات.

الإيجابيات

• تبادُل الملفات بسهولة بين المستخدمين.
• التكامل مع تطبيقات أخرى.
• قدرات تخصيص عالية لتناسب احتياجات كل فريق.
• مكالمات فيديو وصوت بجودة جيِّدة.
• مشاركة الشاشة لتسهيل التعاون.
• متاحة بوصفها إصدار ويب وتطبيقات مخصصة للهواتف.
• رسائل فورية وإشعارات لتحسين التواصل.

السلبيات

• تكلفة مرتفعة بعض الشيء، خاصة للفرَق الكبيرة.
• جودة الصوت في المكالمات تحتاج إلى تحسين.

2. دروب بوكس

من الصعب تخيُّل العمل عن بُعد دون الاعتماد على حلول التخزين السحابي، بينما يمكن استخدام أدوات مثل Slack لتبادل الملفات، إلا أنَّ هناك قيوداً على حجم الملفات التي يمكنك مشاركتها، ولحلِّ هذه المشكلة، يأتي التخزين السحابي بوصفه خياراً مثالياً لمشاركة البيانات بسهولة، ويوفِّر Dropbox ميزة تحرير المستندات مباشرةً، وهذا يعني أنَّك لا تحتاج إلى تنزيل الملفات على جهازك أولاً.

إضافة إلى ذلك يمكنك مزامنة التخزين السحابي من خلال أجهزة متعدِّدة، وهذا يتيح لك الوصول السريع إلى الملفات من هاتفك الذكي بدلاً من البحث عنها على الكمبيوتر.

الإيجابيات

• متوافق مع معظم أنظمة التشغيل، وهذا يجعله سهل الاستخدام.
• ممتاز للتعاون بين أعضاء الفريق.
• ميزات رائعة للمستخدمين المدفوعين.
• أداة للتوقيع الرقمي تسهِّل العمليات القانونية. 

السلبيات

• يوفِّر الحساب المجاني مساحة تخزين محدودة تبلغ 2 جيجابايت فقط.
• يمكن أن تكون الخطط المدفوعة باهظة الثمن. 

3. التريلو

يستخدم Trello نظام لوحة كانبان لتبسيط إدارة المشاريع، وهذا يسهِّل تنظيم المهام وتتبعها في بيئة مرنة، وبفضل واجهته البسيطة، يمكن للمستخدمين سحب وإسقاط الكتل، وترك التعليقات، وإكمال المهام بسهولة، دون الحاجة إلى معرفة تقنية متقدمة، فإذا كنت بحاجة إلى إضافة عضو جديد إلى الفريق، فإنَّ العملية واضحة وسهلة، وهذا يضمن أن يبقى الجميع على اطلاع دائم بتقدُّم المشروع.  

الإيجابيات

• سهولة الاستخدام، وهذا يجعله مناسباً للجميع.
• أتمتة سير العمل لتسهيل العمليات.
• خيارات وظيفية موسَّعة تلبِّي احتياجات الفرَق المختلفة.
• تطبيق جوال رائع يتيح الوصول إلى المشروع في أي وقت.
• قيمة كبيرة مقابل السعر.

السلبيات

• وجهات نظر محدودة للمشروع، وهذا قد يؤثر في الرؤية الشاملة.
• عدم وجود تقارير مفصَّلة، وهذا يجعل متابعة الأداء صعبة.
• ليس مثالياً للمشاريع الكبيرة أو المعقَّدة.

4. كلين ماي ماك إكس

تُعدُّ فوضى محرِّك الأقراص أحد الأسباب الرئيسة التي تؤدي إلى ضعف أداء الكمبيوتر، لذا من الهام توفير أدوات فعَّالة لتنظيف النظام للموظفين، وبالنسبة إلى مستخدمي MacBook، يُعدُّ CleanMyMac X الخيار الأمثل، فلا يقتصر دور هذا التطبيق على التنظيف فحسب؛ بل يعمل أيضاً بوصفه أداة أمينة، وهذا يضيف قيمة إضافية في ظل المخاوف المتزايدة بشأن الأمن السيبراني.

الإيجابيات

• سهولة الاستخدام، وهذا يجعله مناسباً لجميع المستخدمين.
• جزء من خطة الاشتراك في تطبيق Setiap، وهذا يعزِّز الوصول إلى ميِّزات إضافية.
• مثالي لمستخدمي Photoshop الذين يحتاجون إلى مساحة تخزين إضافية.
• خاصية Smart Scan التي تعزِّز أداء الكمبيوتر تعزيزاً ملحوظاً.

السلبيات

• قد يكون معقداً بعض الشيء للمستخدم العادي.
• بعض الميزات قد تبدو باهتة مقارنة بالميزات الأخرى.

5. تايم دكتور

يمكن استخدام Time Doctor استخداماً أساسياً لتتبُّع وقت الموظفين، لكنَّه يمتاز أيضاً بإمكاناته في إدارة المشاريع، فقد يشعر بعض الموظفين بعدم الرضى عن حجم العمل الذي يقومون به، ويحتاجون إلى إثبات جدارتهم للحصول على رواتب أعلى، وهنا يأتي دور التقارير التي تقدمها Time Doctor، فتُعدُّ دليلاً قوياً على الوقت المستغرق في إنجاز المهام.

إضافة إلى ذلك يمكن أن تُعزِّز المنافسة الودية بين الزملاء من روح الفريق، فيمكن للموظفين التنافس لمعرفة من يمكنه إنهاء المشروع أسرع، مع استخدام تقارير Time Doctor لإظهار النتائج، وهذه النشاطات التنافسية تُعدُّ وسيلة رائعة لتعزيز التفاعل بين الموظفين.

الإيجابيات

• إنشاء الفواتير داخل التطبيق، وهذا يسهل العمليات المالية.
• مراقبة فعالة للموظفين لضمان الإنتاجية.
• خيارات تكامل وافرة مع أدوات أخرى.

السلبيات

• واجهة مستخدم قديمة قد تحتاج إلى تحديث.
• تتطلب ساعة الإيقاف تطبيقاً منفصلاً لتعمل عملاً صحيحاً.

شاهد بالفيديو: 7 نصائح لإدارة فِرَق العمل عن بعد بنجاح

6. كلوتش

يساعد مركز تتبُّع الأسئلة المتداولة ومعلومات الشركة على إعداد الموظفين الجدد والرد على استفسارات العملاء بسرعة وفاعلية، وبفضل قاعدة المعرفة المنظَّمة، يمكن تحسين الإنتاجية وتوفير الوقت الثمين، وهذا يجعل Klutch الأداة المثلى لهذا الغرض.

الإيجابيات

• سهولة الاستخدام، وهذا يجعله مناسباً للجميع.
• تكلفة منخفضة، وهذا يجعله خياراً اقتصادياً.
• لا توجد متطلبات تقنية معقَّدة بفضل واجهته البسيطة.
• مرونة في إلغاء الاشتراك في أي وقت.

السلبيات

• يتطلب استخدامه بوصفه ملحقاً لمتصفح، وهذا قد يشكِّل قيداً لبعض المستخدمين.

7. تيم فيور

يعمل برنامج TeamViewer على جميع أنظمة التشغيل، وهذا يجعله أداة مثالية لمشاركة الشاشة مع الآخرين، ففي بيئات العمل عن بُعد أو الهجينة، يصبح من الأسهل شرح المشكلات ومساعدة الزملاء عندما يمكنك عرض شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص بك والتحدث معهم في الوقت الحقيقي، وسواء كان الأمر يتعلق بحل مشكلة تقنية أم تولِّي مهام زميل يذهب في إجازة، يقدِّم TeamViewer كل ما تحتاجه لتسهيل عملية التعاون.

الإيجابيات

• واجهة مستخدم سهلة الاستخدام، تناسب المبتدئين.
• سهولة الاستخدام والتنقُّل بين الميزات.
• طبقات أمنية متعددة لحماية البيانات.
• دعم شاشات متعددة، وهذا يعزِّز من كفاءة العمل.

السلبيات

• يمكن أن تكون التكلفة مرتفعة بالنسبة إلى بعض المستخدمين.
• يفتقر إلى خدمات الدعم الكافية، وهذا قد يسبِّب الإحباط.
• بعض الميزات الزائدة قد تكون مزعجة للمستخدمين.

8. بلاكي

يسهِّل برنامج Plaky لإدارة المشاريع البقاء على اطلاع دائم بأعمالك، ويُعدُّ Plaky مثالياً لأي سير عمل، فهو يوفِّر خطة مجانية شاملة وواجهة سهلة الاستخدام، ويمكن للمستخدمين مناقشة المهام من خلال التعليقات، والإشارة إلى زملائهم، ومشاركة الملفات ذات الصلة، وهذا يعزِّز التعاون، كما يتيح لمدير المشروع رؤية حالة جميع المهام في لمحة واحدة، وهذا يقلِّل من خطر فقدان تغييرات هامة بفضل إشعارات البريد الإلكتروني والتنبيهات داخل التطبيق، ولزيادة الكفاءة يقدِّم Plaky مجموعة متنوعة من قوالب اللوحات الجاهزة التي تناسب مختلف الصناعات، مثل التسويق والموارد البشرية والمبيعات والتطوير.

الإيجابيات

• عدد غير محدود من المشاريع والمستخدمين والمهام.
• قوالب جاهزة لتسهيل بدء العمل.
• سجلُّ النشاطات لمتابعة التغييرات.
• إشعارات من خلال البريد الإلكتروني وداخل التطبيق لضمان عدم تفويت أي تحديث.
• تطبيقات متاحة على الويب وiOS، وهذا يسهِّل الوصول إليها من أي جهاز.
• إمكانية مشاركة الملفات بسهولة.

السلبيات

• وجهات نظر محدودة للمجلس، وهذا قد يقيِّد الرؤية الكاملة.
• عدم وجود عرض لوحة القيادة، وهذا يجعل تتبُّع الأداء أكثر تحدياً.

9. نورد في بي ان

تزايدت مخاوف الأمن السيبراني تزايداً كبيراً، خاصة مع توجُّه كثير من الموظفين للعمل من المنزل دون استثمار كافٍ في الحماية، ففي هذا السياق، يُعدُّ NordVPN خياراً ممتازاً لتوفير طبقة إضافية من الأمان للموظفين، إضافة إلى ذلك، يقدِّم البرنامج ميِّزة حظر الإعلانات المتطفلة، وهذا يعزِّز تجربة التصفُّح ويتيح الوصول إلى المحتوى المقيَّد جغرافياً، مثل منصات البث، وهو ما يعدُّ فائدة إضافية لعشَّاق الأفلام والبرامج التلفزيونية.

الإيجابيات

• يستخدم بروتوكول Wired Guard، وهذا يعزِّز سرعة الاتصال.
• يدعم اتصالات Tor والقفزات المتعددة لزيادة الأمان.
• يوفِّر مواقع خادم متعددة حول العالم.
• دعم موثوق للعملاء، وهذا يسهِّل حل المشكلات.

السلبيات

• عدم توفر تطبيق لجهاز التوجيه، وهذا قد يحدُّ من الاستخدام.
• يفتقر عميل Linux إلى واجهة رسومية، وهذا يجعله أقل سهولة.
• يمكن أن يكون مكلفاً لبعض المستخدمين.

في الختام

من الضروري تزويد الفرَق العاملة عن بُعد بالأدوات المناسبة لضمان سعادتهم وإنتاجيتهم، فعندما يشعر الأفراد بالراحة في استخدام الأدوات التي تسهِّل عملهم، فإنَّهم يكونون أكثر قدرة على إكمال المهام بكفاءة، فإذا كان هناك أي شعور بالإحباط بسبب صعوبة إتمام المهام أو الحاجة إلى البحث عن حلول بديلة، فمن المحتمل أن تتزايد الشكاوى داخل الفريق، لذا استثمِرْ في الأدوات الصحيحة، وراقِبْ كيف تتحسَّن الديناميكية والإنتاجية تحسُّناً ملحوظاً، وإنَّ توفير بيئة عمل إيجابية ومجهَّزة بالأدوات اللازمة، هو المفتاح لنجاح أي فريق يعمل عن بُعد.